Сегодня расскажу про то, как я храню историю проектов по продвижению, и почему вообще нужно ее хранить.

Вы представляете, что у вас около 20 проектов и все их нужно знать и помнить, какие работы по ним ведутся, велись или будут вестись в ближайшее время. Чтобы все это хоть как-то структурировать менеджеры придумали вести CRM по каждому проекту, то есть в ней хранится

• история проекта;
• задачи, которые выполнялись по проекту;
• задачи, которые нужно выполнить по проекту;
• месячные отчеты;
• ключевые слова по продвижению;
• чек-лист первоначальной оптимизации и план дальнейшего продвижения.

В общем, то вроде бы исчерпывающая информация, но ее мало! И для вас, и для менеджеров. Поэтому они придумали хранить карту проекта в формате MindMaps!

Представьте себе –

Чтобы нагляднее представлять все работы, которые ведутся по проекту менеджеры заставляют делать MindMap. На самом деле – это делается для того, чтобы облегчить жизнь менеджерам – им не хочется разбираться в проектах, поэтому пусть сеошник сделать майнд-мапы, там все наглядно.

Итак, уже 2 места, где хранится история по проектам. Но это только для менеджеров.

Как сеошнику хранить историю по каждому сайту

К примеру, у меня на жестком диске под каждый проект создана отдельная папка – там находятся все файлы проекта – доступы к сайту, тексты для сайта, рабочие файлы, карты сайта, отчеты – все, что связано с проектом в одной папке.

Вы думаете, что я по полчаса каждый раз ищу нужный мне файл, потому что у меня бардак в этой папке? Ан, нет!

Ответ прост – Everythink. Это очень удобный поисковик по маске, то есть вы можете ввести несколько масок одновременно и все файлы, удовлетворяющие (содержащие) этим условиям будут найдены. К примеру, я ищу файл – Сайт такой-то – разбивка январь.docx. Мне достаточно ввести в Everythink, что-то типа: «такой-то разб». Все. Программа мне выведет список файлов, удовлетворяющих моему запросу, и я выберу нужным мне месяц – очень удобно.

Теперь, самая фишка в том, чтобы правильно называть файлы.

Я рассказывал, что все файлы проекта, у меня лежат в одной папке, и в ней нет больше никакой иерархии папок – просто одна папка и все. Но все файлы у меня названы очень логично.

К примеру, я каждый файл называю примерно по такому алгоритму:

<ИМЯ ПРОЕКТА><–><содержание (одним словом)><назначение><временная привязка><расширение (само-собой уже присутствует в любом файле)>

К примеру – «ЗОЛОТАЯ_РОЩА – разбивка ключевых слов январь.docx» или «ЗОЛОТАЯ_РОЩА – корректировка текста каталог январь.docx».

Таким образом, я никогда не забуду, как мне найти любой файл просто потому что в его названии есть исчерпывающая информация о нем. И не нужно плодить никакие бездонные вложения папок и подпапок – вы только еще больше запутаетесь, потому что у вас может быть десять Новых временных папок под разбивку или тексты, и ищи потом.

Сводная таблица всех проектов

Еще я храню все оперативные и долгосрочные данные в одном Excel файле.

В нем каждый лист – это отдельные проект. На этом листе я прямо по датам записываю все работы, которые выполнялись по сайту – сменил тайтл, записал дату и страницу.

В чем преимущества:

• Я всегда помню, что делалось по сайту;
• Я всегда могу ответить менеджеру что и когда делалось по сайту (это самая главная функция этого файла, вы уберегаете себя от 95% геморроя в разговоре с менеджером).

Да, я трачу время на заполнение этого файла, но потом то, что я помню всю историю и даты – это с лихвой окупается.

Далее, в этом файле у меня на первом листе сделана сводная таблица по всем проектам, которая содержит информацию:

• Тип проекта;
• Урл проекта;
• Посещаемость (по кнопке на LiveInternet);
• ТИЦ (по кнопке на какой-то тулбар);
• Кэш страницы (по кнопке на Яндекс-кэш);
• Бюджет проекта;
• Бюджет по факту (сколько тратится сейчас);
• Превышение по бюджету (сколько запас еще есть или перетрата);
• Количество продвигаемых КС.

Всю эту информацию я обновляю раз в месяц. Это очень удобно, когда в одном месте фактически все данные по проекту есть, и если менеджер приходит с вопросом: «А сколько перетрата по такому-то проекту?» Я за 2 минуты ему смогу ответить.

Второй сводный лист файла Excel – это видимость проектов. В такой-же табличке я раз в месяц записываю видимость проекта и иногда текущую видимость на произвольную дату. В этом случае, видимость – это просто количество запросов в ТОП-10. Такой анализ мы проводим ежемесячно для менеджеров. Для себя это тоже полезно – видеть динамику проекта по месяцам – в целом рост/не рост, и вся жизнь проекта фактически как на ладони.

Третий лист – это сводная таблица по месячной посещаемости. Тут я выписываю данные о трафике за месяц. Причем, я разделяю поисковый (мой) трафик и общий. Тут сразу видны просадки по трафику и какому именно – если просел поисковый – геморрой мне, если общий, а поисковый вырос – ко мне вопросов нет.

Остальные листы – это каждый проект по отдельности со своей историей.

Каша из хаоса

В общем и целом, по каждому проекту за месяц накапливается очень большое количество отчетов и всяких файликов. Тут главное – уметь их именовать правильно, чтобы и через месяц, и на следующий день вы могли без труда найти их по маске в программе Everythink.

Не знаю, может есть еще более удобные программы, но я пока остановился на этой. К тому же, она бесплатная.

И настоятельно рекомендую хранить историю, не обязательно в таком виде, в каком я ее храню, но хранить. Вы избавите себя от многих геморроев.